نحوه تنبیه پرسنل و برخورد با کارمند خاطی (راهنمای کامل)

آیا تا به حال کارمندی داشته اید که عملکرد خوبی دارد، اما هر روز نیم ساعت دیر در محل کار حاضر می شود؟ یا کارمندی که مقابل مشتری سخنی بگوید که نباید بگوید؟ یا کسی که مدام کارها را نیمه کاره تحویل می دهد؟

اگر سر خود را به نشانه تایید تکان دادید، این مقاله برای شماست.

بسیاری از ما مدیران یاد گرفته ایم چگونه کارمند استخدام کنیم، چگونه به او حقوق پرداخت کنیم، اما هیچکس به ما یاد نداده است وقتی کارمند خطایی مرتکب شد باید چه کنیم. یا آنقدر صمیمی می شویم که نمی توانیم چیزی بگوییم، یا آنقدر سخت گیرانه برخورد می کنیم که فردای آن روز استعفا می دهد و می رود. هر دو حالت به معنای ضرر است.

کلمه «تنبیه» شاید کمی خشن به نظر بیاید. گویی می خواهیم کسی را مجازات کنیم. اما مقصود من از تنبیه، انتقام جویی نیست. منظورم این است که تلنگری بزنیم تا فرد به خود بیاید و مسیر خود را اصلاح کند. هدف ما بهتر شدن کارمند است، نه حذف کردن او. زیرا اگر قرار بود با اولین اشتباه همه را اخراج کنیم، اکنون باید یک شرکت تک نفره می داشتیم!

در این مقاله، من بسیار ساده و صریح به شما می گویم چگونه بدون مشاجره و بدون اینکه کسی از شما دلخور شود، تیم خود را مدیریت کنید.

برای مطالعه بیشتر حتما بخوانید: نحوه برخورد با کارمند زمانی که اشتباهی مرتکب می شود

فصل ۱: پیش از آنکه برخورد کنید، این موارد را بررسی کنید

پیش از آنکه با کارمند برخورد کنید، لحظه ای تامل کنید. از خودتان چند سوال بپرسید. گاهی اوقات مشکل از آن فرد نیست، از جای دیگری است.

آیا وظایفش را به وضوح به او گفته اید؟ شاید اصلا نمی داند باید چه کاری انجام دهد. بسیاری از اوقات ما فکر می کنیم همه چیز واضح است، اما اینطور نیست. یک بار دیگر بررسی کنید که آیا شرح وظایفش را به صورت مکتوب به او داده اید؟
آیا ابزار لازم را در اختیارش قرار داده اید؟ کارمندی که سیستم رایانه اش هر پنج دقیقه یک بار از کار می افتد، نمی تواند کارش را سریع انجام دهد. شاید مشکل از ابزار باشد، نه از انسان.
آیا آموزش کافی دیده است؟ شاید آن فرد توانایی انجام کاری را که از او می خواهید ندارد و رویش نمی شود بگوید. بررسی کنید که آیا اصلا برای این کار مناسب است و آموزش دیده؟
آیا مشکل شخصی است؟ شاید در زندگی شخصی اش اتفاقی رخ داده که تمرکز او را بر هم زده است. البته قرار نیست ما مشاور خانواده شویم، اما یک پرس وجوی ساده بی فایده نیست. شاید با اعطای یک روز مرخصی، کل مشکل حل شود.

اگر این موارد را بررسی کردید و مطمئن شدید که مشکل صرفا از خود کارمند است، آنگاه به سراغ مرحله بعد می رویم.

فصل ۲: جعبه ابزار تنبیه

برخورد با کارمند مانند بالا رفتن از پلکان است. هرگز از پله آخر شروع نکنید. باید قدم به قدم پیش بروید. این هم جعبه ابزار شما:

1. تذکر شفاهی غیررسمی (گفتگوی دوستانه)

این اولین قدم است. کارمند را به کناری فرا بخوانید و بسیار صمیمانه به او بگویید. مثلا: «علی آقا، متوجه شده ام چند وقتی است کمی دیر می آیید. آیا مشکل خاصی پیش آمده است؟ می دانید که در ابتدای صبح کارهای زیادی داریم و حضور شما مهم است.» در اینجا هدف این است که متوجه شود شما مراقب اوضاع هستید، اما قصد مشاجره ندارید. نشان دهید، نگویید! به جای اینکه بگویید «شما بی نظم هستید»، بگویید «وقتی دیر می آیید، جلسه صبح را از دست می دهیم.»

2. تذکر شفاهی رسمی

اگر تذکر دوستانه پاسخ نداد، این بار موضوع کمی جدی تر است. کارمند را به اتاق خود دعوت کنید. در را ببندید و بسیار جدی (اما نه با عصبانیت) به او بگویید که این رفتار یا اشتباه در حال تکرار است و این موضوع بر عملکرد کل تیم تاثیر منفی گذاشته است. به او بگویید که از وی انتظار دارید این رویه را اصلاح کند.

3. اخطار کتبی اول

اگر صحبت کردن فایده ای نداشت، زمان آن است که همه چیز مکتوب شود. یک نامه رسمی بنویسید. در آن به دقت توضیح دهید که چه مشکلی، در چه تاریخی، چند بار تکرار شده و چه عواقبی برای شرکت داشته است. هم خودش و هم شما باید آن را امضا کنید. این برگه در پرونده او قرار می گیرد. این یعنی دیگر شوخی در کار نیست.

4. اخطار کتبی دوم و اقدامات سنگین تر

اگر کار به اینجا رسید، یعنی اوضاع نامناسب است. اخطار دوم بسیار جدی تر است و معمولا در آن قید می شود که اگر این رفتار تکرار شود، منجر به فسخ قرارداد خواهد شد. اقدامات دیگر مانند کسر از حقوق یا تعلیق موقت نیز در این مرحله می تواند رخ دهد (البته باید مطابق با قانون کار باشد).

به یاد داشته باشید، هدف این مراحل، دادن فرصت جبران به کارمند است.

برای مطالعه بیشتر حتما بخوانید: نحوه برخورد حرفه ای با کارمندان گستاخ و سرکش

فصل ۳: گفتگوی دشوار: چگونه رو در رو صحبت کنیم تا مشاجره پیش نیاید؟

این مهم ترین بخش کار است. اگر این جلسه را بد مدیریت کنید، همه چیز خراب می شود.

1. خصوصی صحبت کنید

هرگز، تاکید می کنم هرگز، مقابل دیگران به کارمند خود تذکر ندهید. این کار تحقیرآمیز است و فرد را در موضع دفاعی و لجبازی قرار می دهد. همیشه در اتاق خودتان و به صورت دو نفره صحبت کنید.

2. با یک نکته مثبت شروع کنید

مستقیما به سراغ اصل مطلب نروید. ابتدا از یکی از کارهای خوب او تعریف کنید. مثلا: «من از گزارشی که هفته گذشته برای پروژه X ارائه دادید بسیار راضی بودم، کارتان عالی بود. اکنون موضوعی هست که می خواهم در مورد آن با شما صحبت کنم...» این کار مقاومت طرف مقابل را کم می کند.

3. روی رفتار تمرکز کنید، نه شخصیت

نگویید «شما آدم تنبلی هستید». این توهین است. بگویید «رفتار شما، یعنی دیر آمدن به محل کار، باعث می شود ما فلان فرصت را از دست بدهیم». مشکل را به یک رفتار مشخص نسبت دهید، نه به کل شخصیت و وجود فرد.

4. سند و مدرک را نشان دهید

صحبت هایتان نباید کلی باشد. دقیق بگویید. «شما در تاریخ های ۱۴، ۱۸ و ۲۱ مهرماه با تاخیر وارد شرکت شده اید.» یا «این ایمیل را ملاحظه کنید، مشتری از این اشتباه شما شکایت کرده است.»

5. به او فرصت صحبت کردن بدهید

پس از اینکه صحبت هایتان را بیان کردید، سکوت کنید و به او بگویید: «اکنون شما بگویید. دلیل این اتفاقات چیست؟» شاید دلیلی دارد که شما نمی دانید. گوش دادن بسیار مهم است.

6. با یکدیگر به یک راه حل برسید

در انتها، از او بپرسید: «خب، برای اینکه این مشکل دیگر تکرار نشود، چه راه حلی پیشنهاد می دهید؟» اجازه دهید خودش نیز در یافتن راه حل شریک باشد. اینگونه حس مسئولیت پذیری او بیشتر می شود.

فصل ۴: اشتباهات رایج مدیران که وضعیت را بدتر می کند

بعضی مواقع اشتباه از خود مدیر است، پس پیشنهاد میکنم حتما این مقاله را بخوانید:

اشتباهات رایج مدیران در سازمان که باعث شکست تیم می شود

از این کارها دوری کنید:

عصبانی شدن: اگر با عصبانیت صحبت کنید، طرف مقابل فقط صدای بلند شما را می شنود، نه محتوای کلامتان را. اگر عصبی هستید، جلسه را به زمان دیگری موکول کنید.
کنایه زدن: جملاتی مانند «واقعا خسته نباشید!» یا «باز هم که گل کاشتید» فقط اوضاع را بدتر می کند. صریح و مستقیم اما محترمانه صحبت کنید.
مقایسه کردن با دیگران: هرگز نگویید «از همکارتان یاد بگیرید! ببینید چقدر خوب کار می کند». این کار حسادت و دشمنی را در تیم افزایش می دهد.
به تاخیر انداختن: اگر مشکلی را مشاهده کردید، همان موقع برای حل آن اقدام کنید. اجازه ندهید شش ماه از یک اشتباه بگذرد و سپس یک روز که حالتان خوب نیست، همه چیز را سر آن فرد خالی کنید.

فصل ۵: چه زمانی دیگر فایده ای ندارد و باید قطع همکاری کرد؟

گاهی اوقات با تمام تلاش ها، برخی افراد اصلاح نمی شوند. اگر تمام مراحل را طی کردید، فرصت جبران دادید، صحبت کردید، اخطار دادید اما هیچ تغییری مشاهده نکردید، شاید زمان خداحافظی فرا رسیده است.

کارمندی که به قوانین شرکت احترام نمی گذارد، به بقیه اعضای تیم نیز آسیب می رساند. نگه داشتن چنین فردی به قیمت از دست دادن روحیه سایر کارمندان خوب شما تمام می شود. اخراج کردن دشوار است، اما گاهی اوقات ضروری ترین کار است. این یعنی شما در حال محافظت از کسب وکارتان و سایر کارمندانتان هستید.

خیلی از مشکلات زمانی رخ میدهد که شما کارمند مناسبی استخدام نکرده اید، پس پیشنهاد میکنم این مقاله رو حتما بخوانید:

چگونه کارمند مناسب پیدا کنیم: راهنمای کامل و قدم به قدم

نتیجه گیری: از فردا چه کنیم؟

پس از اینکه جلسه تمام شد، چه با تذکر و چه با اخطار، موضوع را همانجا تمام کنید. دیگر مدام به آن اشاره نکنید و سرزنش نکنید. اجازه دهید همه چیز به حالت عادی بازگردد.

به یاد داشته باشید، هدف از مدیریت و تنبیه، ساختن یک محیط کاری حرفه ای و منظم است. جایی که همه بدانند وظایفشان چیست و اگر اشتباهی مرتکب شدند، یک سیستم منطقی برای اصلاح آن وجود دارد. مدیری که می داند چگونه درست و منصفانه برخورد کند، هم احترام تیم خود را به دست می آورد و هم کسب وکارش روز به روز موفق تر می شود.