چگونه مدیر خود را مدیریت کنیم؟ | نحوه برخورد با مافوق در محیط کار

سال ها تجربه کاری به من آموخته که کلید پیشرفت، نه فقط دانش فنی، بلکه هنر مدیریت روابط، به ویژه رابطه با مدیر است. یک ارتباط هوشمندانه می تواند شما را به سرعت به اهدافتان برساند، در حالی که یک سوءتفاهم کوچک، مانعی بزرگ ایجاد می کند.

من این درس را زمانی آموختم که ایده هایم توسط مدیرم رد می شد، اما همان ایده ها با ارائه متفاوت از سوی همکاری دیگر، به ترفیع او منجر شد. فهمیدم مشکل از ایده نبود، بلکه از بلد نبودن زبان و اولویت های مدیرم بود.

این مقاله یک راهنمای عملی و بدون تعارف است. در اینجا قرار است با راهکارهای واقعی، «مدیریت مدیرتان» را بیاموزید و کنترل مسیر شغلی خود را به دست بگیرید. بیایید شروع کنیم.

فصل اول: شناخت مافوق؛ کلید ارتباط موثر

دقت کنید، هر دستگاهی که خریداری می کنید، یک دفترچه راهنما دارد که توضیح می دهد چگونه کار می کند و در صورت بروز مشکل چه باید کرد. مدیر شما نیز مانند یک سیستم پیچیده، دارای ویژگی ها و الگوهای رفتاری خاصی است. اگر با این ویژگی ها آشنا نباشید، در ارتباط با او دچار چالش خواهید شد. بنابراین، اولین قدم این است که با نگاهی تحلیل گر، سبک مدیریتی و شخصیتی او را بشناسید.

۱. شخصیت شناسی مدیر شما

• چگونه متوجه شوم مدیر من جزئی نگر است یا کلی نگر؟ بسیار ساده است. هنگامی که به او گزارش می دهید، آیا به جزئیات نگارشی و ظاهری سند توجه می کند یا مستقیماً به سراغ نتیجه نهایی می رود؟ اگر حالت اول صادق است، او فردی جزئی نگر است. بنابراین، قبل از ارائه هر مطلبی، آن را با دقت بازبینی کنید. اگر حالت دوم صحیح است، وقت خود را برای بیان جزئیات تلف نکنید و به سراغ اصل مطلب بروید.
• از کجا بفهمم مدیر من «رابطه محور» است یا «وظیفه محور»؟ وقتی وارد اتاق می شود، آیا ابتدا جویای احوال شما و همکاران می شود یا مستقیماً بحث کاری را آغاز می کند؟ اگر اهل احوالپرسی است، یعنی روابط انسانی برایش اهمیت دارد. بنابراین، شما نیز گاهی یک گفتگوی کوتاه غیرکاری با او داشته باشید. اگر این طور نیست، یعنی تنها نتیجه کار برایش مهم است. پس بهتر است گفتگو را مستقیماً با مسائل کاری شروع کنید.
• مدیر من بسیار ساکت است. آیا او درونگراست یا از من رضایت ندارد؟ لزوماً به معنای عدم رضایت نیست. افراد درونگرا انرژی خود را از تنهایی و تمرکز کسب می کنند. اگر مدیر شما پس از جلسات طولانی خسته به نظر می رسد و ترجیح می دهد از طریق ایمیل ارتباط برقرار کند، به احتمال زیاد درونگراست. به حریم شخصی او احترام بگذارید. پیام های خود را کوتاه، شفاف و ترجیحاً به صورت مکتوب به او ارائه دهید.

"درک این ویژگی ها به شما کمک می کند تا بفهمید مافوق شما بیشتر یک مدیر وظیفه محور است یا یک رهبر الهام بخش. (برای اطلاعات بیشتر در این مورد، می توانید مقاله ما در مورد تفاوت مدیریت و رهبری را مطالعه کنید)."

۲. دغدغه ها و اولویت های مدیرتان چیست؟

برای مدیریت مدیر خود، باید بدانید چه چیزی برای او اهمیت دارد. مدیر شما از طرف مدیران بالادستی خودش تحت فشار است. اهداف و KPIهایی دارد که باید به آن ها برسد. سعی کنید خود را جای او بگذارید. آیا مهم ترین دغدغه اش کاهش هزینه هاست؟ افزایش فروش است؟ یا رضایت مشتری؟ وقتی بدانید اولویت او چیست، می توانید گزارش ها و پیشنهادات خود را در راستای همان اولویت ها تنظیم کنید. این کار باعث می شود شما را فردی همسو با اهداف تیم ببیند.

۳. سبک ارتباطی مدیر شما و نحوه تعامل با آن

آیا مدیر شما ترجیح می دهد اطلاعات را در جلسات حضوری دریافت کند یا از طریق ایمیل های دقیق و مکتوب؟ آیا به نمودارها و داده های بصری علاقه دارد یا به توضیحات شفاهی؟ سبک ارتباطی او را کشف کنید و خود را با آن تطبیق دهید. اگر مدیری دارید که همیشه در حال حرکت است، پیام های کوتاه و کلیدی برای او ارسال کنید. اگر مدیری دارید که به تفکر عمیق علاقه دارد، قبل از جلسه برای او خلاصه ای از مطالب را بفرستید تا فرصت بررسی داشته باشد. ارتباط به زبان مدیر، اثربخشی شما را چندین برابر می کند.

فصل دوم: هنر گفتگوی حرفه ای؛ ارتباط موثر

حال که با ویژگی های مدیر خود آشنا شدید، زمان آن است که بیاموزید چگونه با او به بهترین شکل گفتگو کنید. به یاد داشته باشید، کیفیت کار شما هرچقدر هم که بالا باشد، اگر نتوانید آن را به درستی ارائه دهید، ارزشی پیدا نخواهد کرد. ارتباط با مدیر یک هنر است که در این فصل به آن می پردازیم.

۱. اصول گزارش دهی شفاف و مختصر

مهم ترین اصل در گزارش دهی، رفتن به سراغ اصل مطلب است. مدیران فرصت شنیدن داستان کامل را ندارند. ابتدا نتیجه را اعلام کنید، سپس اگر سوالی پرسیدند، جزئیات را شرح دهید. برای مثال نگویید «امروز صبح برای تهیه مواد اولیه به بازار رفتم و...». بگویید: «مواد اولیه با ۱۰ درصد تخفیف خریداری شد. اگر تمایل دارید، می توانم جزئیات فرآیند را توضیح دهم.» از تکنیک «ساندویچ» برای ارائه اخبار بد استفاده کنید: یک نکته مثبت بگویید، سپس مشکل را مطرح کنید و در انتها با یک چشم انداز یا نکته مثبت دیگر بحث را به پایان برسانید.

۲. چگونه محترمانه «نه» بگویید؟

«نه» گفتن به مدیر یکی از سخت ترین کارهاست، اما گاهی برای حفظ کیفیت کار و جلوگیری از فرسودگی شغلی ضروری است. هرگز به سادگی نگویید «نمی توانم». به جای آن، از راهکارهای جایگزین استفاده کنید. برای مثال بگویید: «حتماً این کار را انجام می دهم. در حال حاضر مشغول پروژه X هستم که تا فردا باید تحویل داده شود. آیا این کار جدید در اولویت بالاتری قرار دارد یا اجازه دارم پس از اتمام پروژه فعلی به آن رسیدگی کنم؟». با این روش، شما مسئولیت پذیری خود را نشان داده و تصمیم گیری در مورد اولویت ها را به خود مدیر واگذار کرده اید.

۳. هنر گوش دادن فعال در محیط کار

بسیاری از ما هنگام صحبت مدیر، تنها منتظریم تا نوبت حرف زدن خودمان برسد. این اشتباه است. گوش دادن فعال یعنی با تمام وجود به صحبت های او توجه کنید. در پایان صحبت هایش، نکات کلیدی را به زبان خودتان خلاصه کنید تا مطمئن شوید که منظورش را درست فهمیده اید. مثلا بگویید: «پس اگر درست متوجه شده باشم، سه اولویت اصلی ما در این پروژه... هستند. درست است؟». این کار نه تنها از سوءتفاهم جلوگیری می کند، بلکه به مدیر شما نشان می دهد که برای صحبت هایش ارزش قائل هستید.

برای درک بهتر این موضوع پیشنهاد میکنم این مقاله را بخوانید: گوش دادن فعال در فروش: چرا شنونده فعال بودن مهم است؟

فصل سوم: مدیریت انتظارات؛ فراتر از وظایف تعریف شده

یک کارمند معمولی فقط وظایفش را انجام می دهد، اما یک کارمند باهوش، انتظارات را مدیریت می کند. تفاوت این دو در میزان کنترلی است که بر روی کار و تصویر حرفه ای خود دارند.

۱. شفاف سازی وظایف با پرسیدن سوالات هوشمندانه

هرگز وظیفه ای را بدون درک کامل آن شروع نکنید. پرسیدن سوال نشانه ضعف نیست، بلکه نشانه تعهد و دقت شماست. از پرسیدن سوالاتی مانند این ها نترسید:

• «موفقیت در این پروژه از نظر شما چه شکلی خواهد بود؟»
• «برای اطمینان از درک مشترک، آیا ممکن است مهم ترین اولویت در این کار را مشخص کنید؟»
• «این کار تا چه تاریخی باید به اتمام برسد؟» شفاف سازی در ابتدای کار، از اتلاف وقت و دوباره کاری در آینده جلوگیری می کند.

۲. چگونه با عملکرد خود، مدیر را شگفت زده کنید؟

فراتر از انتظار ظاهر شدن به معنای بیشتر کار کردن نیست، بلکه به معنای هوشمندانه تر کار کردن است. نیازهای مدیرتان را پیش بینی کنید. اگر می دانید که او در جلسه بعدی به آمار فروش نیاز خواهد داشت، آن را از قبل آماده کنید. به جای اینکه فقط مشکلات را به او گزارش دهید، به همراه مشکل، یک یا دو راه حل پیشنهادی نیز ارائه دهید. تحویل دادن کار، حتی یک روز زودتر از موعد مقرر (به شرط حفظ کیفیت)، تاثیر بسیار مثبتی بر ذهنیت مدیر شما خواهد گذاشت.

۳. بهترین روش برای پذیرش و مدیریت اشتباهات کاری

همه ما اشتباه می کنیم. تفاوت افراد حرفه ای در نحوه برخورد با اشتباهاتشان است. هرگز اشتباه خود را پنهان نکنید یا دیگران را مقصر جلوه ندهید. به محض اینکه متوجه خطا شدید، نزد مدیر خود بروید و با شجاعت مسئولیت آن را بپذیرید. مراحل زیر را دنبال کنید:

1. اعتراف کنید: «من در این بخش اشتباه کردم و مسئولیت آن را می پذیرم.»
2. راه حل ارائه دهید: «برای جبران این موضوع، پیشنهاد می کنم که...»

درس بگیرید: «از این تجربه آموختم که در آینده باید... . این اتفاق تکرار نخواهد شد.» این رویکرد، اعتماد مدیرتان را به شما چندین برابر می کند.

فصل چهارم: مواجهه با چالش ها؛ تعامل با مدیران سخت گیر

همه مدیران ایده آل نیستند. گاهی با مدیرانی مواجه می شویم که کار کردن با آن ها چالش برانگیز است. در این فصل، راهکارهای عملی برای تعامل با چند مدل از مدیران سخت گیر را بررسی می کنیم.

"گاهی اوقات، چالش های ما در محیط کار نه به خاطر ضعف ما، بلکه به دلیل برخی از اشتباهات رایج مدیران در سازمان است. شناخت این اشتباهات به شما کمک می کند تا شرایط را بهتر تحلیل کرده و واکنش مناسب تری نشان دهید."

۱. راهکارهای کار با مدیران کنترل گر (Micromanagers)

مدیران کنترل گر یا ذره بین، در تمام جزئیات کار شما دخالت می کنند. بهترین راه برای مقابله با این رفتار، «پیش دستی کردن» است. قبل از اینکه او سوالی بپرسد، شما به او گزارش دهید. به طور منظم و داوطلبانه، او را در جریان پیشرفت کارها قرار دهید. با ارسال گزارش های دقیق و منظم، به مرور به او ثابت می کنید که بر کار خود مسلط هستید و نیازی به نظارت لحظه ای ندارید. این کار به تدریج اعتماد او را جلب کرده و فضای بیشتری برای شما ایجاد می کند.

۲. وقتی مدیر شما در دسترس نیست، چه باید کرد؟

برخی مدیران همیشه در جلسه یا سفر هستند و دسترسی به آن ها دشوار است. در چنین شرایطی، ابتکار عمل شما اهمیت پیدا می کند. کارها را متوقف نکنید. برای تصمیمات کوچک و کم ریسک، خودتان اقدام کنید و نتیجه را بعداً به او گزارش دهید. برای تصمیمات بزرگ تر، گزینه های مختلف را به همراه پیشنهاد خودتان در یک ایمیل جامع برای او ارسال کنید و بخواهید نظر نهایی را اعلام کند. همیشه تمام ارتباطات و تصمیمات را مکتوب کنید تا بعداً دچار مشکل نشوید.

۳. هنر مواجهه با انتقاد

شنیدن انتقاد، حتی اگر سازنده باشد، دشوار است. هنگام دریافت بازخورد منفی، حالت تدافعی نگیرید. آرام باشید، به دقت گوش کنید و از او تشکر کنید. می توانید بگویید: «از بازخورد شما متشکرم. این نکته به من کمک می کند تا کارم را بهبود ببخشم.» اگر بخشی از انتقاد برایتان مبهم است، سوال بپرسید تا منظورش را کاملاً درک کنید. به انتقاد به عنوان هدیه ای برای پیشرفت نگاه کنید، نه یک حمله شخصی.

"البته گاهی مشکلات از سطح چالش های مدیریتی مانند کنترل گری فراتر رفته و به بی احترامی شخصی می رسد. این یک وضعیت کاملاً متفاوت و جدی است. اگر با چنین موردی مواجه هستید، مقاله اختصاصی ما با عنوان «رئیسم به من بی احترامی می کند، چه کار کنم؟» راه حل های مشخصی برای این موقعیت حساس ارائه می دهد."

فصل پنجم: اعتمادسازی؛ چگونه به فردی کلیدی در تیم تبدیل شویم؟

اعتماد، ارزشمندترین دارایی شما در محیط کار است. وقتی مدیرتان به شما اعتماد کامل داشته باشد، مسئولیت های بزرگ تری به شما می سپارد و از شما حمایت می کند.

۱. پیش قدم و راه حل محور باشید

منتظر نمانید تا وظایف به شما محول شود. اگر مشکلی را در تیم یا فرآیندها مشاهده می کنید، پیش قدم شوید. مهم تر از آن، هرگز فقط با یک مشکل نزد مدیرتان نروید. همیشه به همراه مشکل، یک یا دو راه حل پیشنهادی نیز داشته باشید. این کار شما را از یک کارمند معمولی که مشکلات را گزارش می دهد، به یک همکار ارزشمند تبدیل می کند که راه حل تولید می کند.

۲. امانت داری و رازداری حرفه ای

از صحبت کردن درباره مسائل محرمانه شرکت یا غیبت در مورد همکاران و مدیرتان به شدت پرهیز کنید. اگر مدیرتان اطلاعات حساسی را با شما در میان می گذارد، آن را مانند یک راز حفظ کنید. فردی که به عنوان یک شخص قابل اعتماد شناخته می شود، همیشه در دایره نزدیکان و مشاوران مدیر قرار می گیرد.

۳. ابتکار عمل را به دست بگیرید

به حوزه کاری خود محدود نشوید. نسبت به اهداف کلی شرکت و تیم، کنجکاو و علاقه مند باشید. اگر پروژه ای چالش برانگیز مطرح می شود، برای مشارکت در آن داوطلب شوید. نشان دهید که موفقیت تیم برایتان اهمیت دارد، حتی اگر مستقیماً به وظایف شما مربوط نباشد. این سطح از تعهد، شما را از دیگران متمایز می کند.

فصل ششم: پیشرفت شغلی با حمایت مدیر

مدیر شما دروازه بان فرصت های شغلی شماست. او می تواند بزرگ ترین مانع یا قدرتمندترین حامی شما برای ترفیع و پیشرفت باشد. انتخاب با شماست که کدام یک باشد.

۱. چگونه و در چه زمانی برای افزایش حقوق مذاکره کنیم؟

هرگز در زمان نامناسب (مثلاً وقتی شرکت شرایط مالی خوبی ندارد یا مدیرتان روز پرتنشی را گذرانده) درخواست افزایش حقوق نکنید. بهترین زمان، پس از یک موفقیت بزرگ یا در جلسات ارزیابی عملکرد سالانه است. قبل از جلسه، فهرستی از دستاوردهای خود، به خصوص مواردی که قابل اندازه گیری هستند (مانند افزایش فروش به میزان X درصد)، آماده کنید. درخواست خود را بر اساس «ارزشی که برای شرکت ایجاد کرده اید» مطرح کنید، نه بر اساس نیازهای شخصی تان.

۲. چگونه از مدیر خود یک مربی و راهنما بسازیم؟

به جای اینکه فقط از مدیرتان دستور بگیرید، از او راهنمایی بخواهید. سوالاتی بپرسید که نشان دهد به فکر رشد و پیشرفت هستید. برای مثال:

• «از نظر شما، برای اینکه بتوانم در آینده مسئولیت های بیشتری بپذیرم، روی کدام مهارت هایم باید بیشتر کار کنم؟»
• «آیا کتاب یا دوره آموزشی خاصی را پیشنهاد می کنید که به من در این زمینه کمک کند؟» این سوالات، رابطه شما را از یک رابطه صرفاً رئیس و کارمندی، به یک رابطه مربی گری تبدیل می کند.

۳. به گونه ای عمل کنید که مدیرتان، مشوق اصلی ترفیع شما باشد

هدف نهایی شما باید این باشد. چگونه؟ با تبدیل شدن به فردی مفید برای سازمان، کاری کنید که مدیرتان به شما تکیه کند. همیشه کار باکیفیت ارائه دهید، قابل اعتماد باشید و به او کمک کنید تا به اهدافش برسد. وقتی شما باعث موفقیت مدیرتان شوید، او نیز برای حفظ و ارتقاء شما خواهد جنگید، زیرا موفقیت شما به طور مستقیم به موفقیت او گره خورده است. اهداف شغلی خود را به صورت شفاف با او در میان بگذارید تا بداند به دنبال چه هستید و بتواند در زمان مناسب، شما را برای فرصت های جدید معرفی کند.

پایان بندی: اکنون، نوبت اقدام شماست!

خب، به پایان این راهنما رسیدیم. اگر این مقاله را صرفاً مطالعه کنید و آن را کنار بگذارید، هیچ اتفاقی رخ نخواهد داد. این متن یک جعبه ابزار است و ابزار تا زمانی که استفاده نشود، ارزشی ندارد.

به یاد داشته باشید، رابطه شما با مدیرتان یک تعامل دوطرفه است. قرار نیست همیشه شما کوتاه بیایید یا همیشه در حال جنگیدن باشید. هدف، «مدیریت هوشمندانه» این رابطه است. مدیریت هوشمندانه یعنی کسب بهترین نتیجه با صرف کمترین انرژی روانی.

تمام راهکارهایی که مطرح شد، حاصل تجربه در محیط های واقعی است. ممکن است برای یک مدیر، یک روش پاسخگو باشد و برای مدیری دیگر، روشی متفاوت. هنر شما در این است که تشخیص دهید در هر موقعیت، کدام ابزار را از این جعبه ابزار خارج کرده و استفاده کنید.

از فردا که وارد محیط کار خود می شوید، این سوال را از خود بپرسید: «امروز کدام یک از این تکنیک ها را می توانم به کار بگیرم؟». شاید با بهبود روش گزارش دهی خود شروع کنید. شاید تلاش کنید دغدغه اصلی مدیرتان را بهتر درک نمایید. یا شاید صرفاً تصمیم بگیرید که شنونده بهتری باشید.

مهم نیست از کجا شروع می کنید، مهم این است که شروع کنید.

شما در حوزه کاری خود یک متخصص هستید، شکی در آن نیست. اما اگر می خواهید به معنای واقعی پیشرفت کنید و توانایی هایتان دیده شود، باید در شناخت «انسان ها» نیز متخصص شوید. و مهم ترین فردی که در محیط کار باید او را بشناسید، مدیر شماست.

امیدوارم با به کار بستن این راهکارها، مسیر شغلی درخشانی در پیش داشته باشید.

موفق باشید.

معرفی نویسنده:

حمید داستانی هستم متخصص طراحی سایت و کدنویسی موبایل با بیش از 25 سال سابقه.

هدف من این است که کسب و کارها در فضای آنلاین وب سایت یا اپلیکیشنی بی نظیر داشته باشند تا بتوانند درآمد بالایی کسب کنند.